Privacy Fornitori

Informativa ai fini privacy ai sensi dell’art. 13 Reg. UE n. 679/2016

Egregio Signore, Gentile Signora,

la Merbag S.p.A. - P.IVA.: 12839130155 – con sede in 20151 Milano (MI) alla Via Gottlieb Wilhelm Daimler n.1, in qualità di titolare del trattamento (in seguito “Titolare”), desidera informarLa che, ai sensi dell'art. 13 del Reg. UE n. 679/2016 (in seguito “GDPR”), ha necessità di procedere al trattamento dei dati personali da Lei forniti in sede definizione del rapporto negoziale e di sottoscrizione del contratto con la predetta Merbag S.p.A., nel rispetto delle normative vigenti e secondo quanto di seguito meglio specificato.

1. Oggetto del Trattamento e categorie di dati trattati

Il Titolare tratta i dati personali identificativi raccolti presso di Lei in occasione della compilazione e sottoscrizione del contratto - in ragione dei servizi resi dal Titolare e in considerazione delle eventuali conseguenti attività che Lei dovrà porre in essere -, ovvero raccolti presso terzi.

A titolo esemplificativo, e non esaustivo tali dati possono includere:

• dati identificativi: ossia i dati personali che permettono l'identificazione diretta dell'interessato (ad es. nome, cognome, estremi anagrafici, indirizzo, telefono, e-mail, riferimenti bancari, etc.),

Il Titolare non raccoglie consapevolmente dati da soggetti minori di anni 18.

2. Finalità, base giuridica del trattamento e conseguenze della mancata comunicazione dei Dati

I Suoi Dati sono trattati in modo lecito e secondo correttezza per le finalità nel seguito descritte.

1. Necessità di eseguire il contratto o di eseguire attività precontrattuali.

Tale necessità rappresenta la base giuridica che legittima il conseguente trattamento, in quanto per il Titolare è necessario svolgere le attività preliminari alla stipula del contratto e quelle relative all’esecuzione degli obblighi contrattuali, ivi incluso l’adempimento delle incombenze amministrativo - contabili (tra cui, a titolo esemplificativo, registrazioni contabili, archiviazioni storiche, gestione della tesoreria, etc.), nonché predisporre le misure finalizzate alla tutela dello stesso, incluse quelle dirette all’identificazione del Fornitore e della sua affidabilità finanziaria.

Il conferimento dei dati necessari a tali fini rappresenta, di caso in caso, un obbligo contrattuale o un requisito necessario alla conclusione del contratto. In caso di mancato conferimento il Titolare potrebbe trovarsi nell’impossibilità di instaurare il rapporto contrattuale o di dare esecuzione allo stesso.

1. Necessità di adempiere ad obblighi legali.

Tale necessità rappresenta la base giuridica che legittima il conseguente trattamento, in quanto il Titolare è tenuto all’adempimento di obblighi legali, contabili, fiscali, amministrativi e contrattuali connessi al rapporto contrattuale, nonché alla corretta gestione dei rapporti con autorità, organi di controllo ed enti pubblici terzi per finalità connesse a particolari richieste, all'adempimento di obblighi di legge o ad altre procedure.

Il conferimento dei dati necessari a tali fini rappresenta un obbligo legale. In caso di mancato conferimento il Titolare potrebbe trovarsi nell’impossibilità di instaurare il rapporto contrattuale e potrebbe avere l’obbligo di effettuare segnalazioni.

1. Legittimo interesse del Titolare.

Tale interesse rappresenta la base giuridica che legittima il conseguente trattamento, in quanto per il Titolare è necessario per trasmettere dati personali all'interno del gruppo societario di Merbag S.p.A. per fini amministrativi interni.

3. Modalità del trattamento

Il trattamento dei Suoi Dati è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, conservazione, adattamento o modifica, estrazione, consultazione, uso, comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, raffronto o interconnessione, limitazione, cancellazione o distruzione dei Dati.

I Suoi Dati sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico e/o automatizzato.

I Dati acquisiti formano oggetto di trattamento, nel pieno rispetto delle norme di legge, nonché dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, non eccedenza e tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.

4. Periodo di conservazione dei Dati

Il Titolare conserva i Dati nel rispetto delle leggi locali e delle politiche e procedure aziendali interne per il tempo necessario allo scopo di adempiere le finalità di cui sopra e soddisfare i propri legittimi interessi commerciali, obblighi giuridici ovvero per stabilire, esercitare o difendere diritti legali. Esaurita la necessità di conservazione dei Dati per detti scopi, i medesimi saranno eliminati in maniera sicura. Per maggiori informazioni sulla politica sulla conservazione dei documenti, è possibile consultare l’estratto di data retention policy di Merbag S.p.A. presente nella sezione privacy disponibile sul sito <www.merbag.it>.

5. Comunicazione, diffusione e accesso ai Dati

I Suoi Dati potranno essere resi accessibili per le finalità sopra descritte:

• a dipendenti e collaboratori del Titolare, in Italia ed eventualmente anche all’estero, nella loro qualità di responsabili e/o sub-responsabili ovvero persone autorizzate al trattamento ai sensi dell’art. 29 del GDPR, e/o soggetti muniti di specifiche funzioni e compiti ex art. 2-quaterdecies del D.Lgs. n. 196/2003;
• ad altre società a qualsiasi titolo legate (controllanti, controllate e/o collegate) a Merbag S.p.A. sia in Italia che se del caso all’estero e ai dipendenti e collaboratori delle stesse (ad esempio per finalità amministrative e contabili);
• ad altre società terze o altri soggetti (a titolo meramente indicativo e non esaustivo, istituti di credito, intermediari finanziari, istituti assicurativi del credito, studi professionali, consulenti, etc.) che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili del trattamento, tra cui i fornitori o i soggetti incaricati ad eseguire servizi accessori o strumentali alle finalità sopra indicate, con cui il Titolare stipuli appositi accordi.

Il Titolare si riserva inoltre la facoltà di rendere accessibili i dati personali ad alcune terze parti, fra cui: provider IT per finalità di sviluppo di sistemi e assistenza tecnica; revisori e consulenti per accertare la conformità ai requisiti esterni e interni; enti legali, agenzie preposte all'applicazione della legge e parti in causa conformemente a obblighi giuridici di informativa o pretese; eventuali successori o partner commerciali del Titolare o di società a quest’ultimo legate (controllanti, controllate e/o collegate) in caso di vendita, cessione o altre operazioni straordinarie; forze di polizia, forze armate ed altre amministrazioni pubbliche, per l'adempimento di obblighi previsti dalla legge, da regolamenti o dalla normativa comunitaria.

Nel caso in cui detti soggetti siano stabiliti in Paesi extra-UE il Titolare assicura che il trasferimento dei Dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili in materia.

6. Trasferimento Dati

I Dati sono conservati su server e strumenti di archiviazione ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, ha la facoltà di trasferire i dati anche in Paesi non appartenenti all’Unione Europea o allo Spazio Economico Europeo riconosciuti dalla Commissione Europea e che garantiscano un livello adeguato di protezione dei dati personali ovvero, in caso contrario, solo se sia garantito contrattualmente un livello di protezione dei dati personali adeguato rispetto a quello dell’Unione Europea e sia assicurato l’esercizio dei diritti degli interessati. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei Dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge vigenti in materia, applicando ai predetti trasferimenti tutte le tutele all'uopo necessarie.

7. Diritti dell’interessato

Nella Sua qualità di interessato, Lei ha i diritti di cui agli artt. 13, comma 2, lettere b), c) e d), 15, 16, 17, 18, 19 e 21 GDPR e precisamente i diritti di:

• ottenere la conferma dell’esistenza o meno di Dati che La riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
• ottenere l’indicazione: a) dell’origine dei Dati (qualora non siano stati ottenuti presso l’interessato); b) delle finalità e modalità del trattamento, nonché della relativa base giuridica; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del Titolare, del Responsabile della protezione dei dati e del rappresentante eventualmente designato ai sensi dell’art. 13, comma 1, GDPR; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i Dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentanti designati nel territorio dello Stato e di responsabili;
• ottenere: a) l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei Dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati personali trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati personali sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
• opporsi, in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei Dati che La riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento di Dati che La riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale, mediante l’uso di sistemi automatizzati di chiamata senza l’intervento di un operatore mediante e-mail e/o mediante modalità di marketing tradizionali mediante telefono e/o posta cartacea. Si fa presente che il diritto di opposizione dell’interessato, esposto al precedente punto b), per finalità di marketing diretto mediante modalità automatizzate si estende a quelle tradizionali e che comunque resta salva la possibilità per l’interessato di esercitare il diritto di opposizione anche solo in parte. Pertanto, l’interessato può decidere di ricevere solo comunicazioni mediante modalità tradizionali ovvero solo comunicazioni automatizzate oppure nessuna delle due tipologie di comunicazione;

ove applicabili, ha altresì i diritti di cui agli artt. 16 - 21 GDPR (Diritto di rettifica, diritto all’oblio, diritto di 

• limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione), nonché il diritto di reclamo all’Autorità Garante;
• revocare in qualsiasi momento il proprio consenso eventualmente prestato.

Per quanto attiene al diritto alla portabilità dei dati, l’interessato può chiedere di ricevere o trasferire i propri dati personali in possesso del Titolare in un formato strutturato di uso comune e leggibile, per ulteriori usi personali ovvero per fornirli ad altri titolari del trattamento.

Con riferimento al rapporto contrattuale, in termini generali i dati che possono essere oggetto di portabilità sono i dati anagrafici e di contatto.

8. Modalità di esercizio dei diritti

Lei potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti o formulare una richiesta inviando: una raccomandata a.r. alla società Merbag S.p.A. - P.IVA.: 12839130155 – con sede in 20151 Milano (MI) alla Via Gottlieb Wilhelm Daimler n.1; ovvero una e-mail all’indirizzo: privacy@merbag.it.

Il termine per la risposta è di un mese. Il predetto termine può essere prorogato di due mesi in casi particolarmente complessi: ove ciò si verificasse, entro un mese il Titolare fornirà una comunicazione relativa ai motivi della proroga.

Il Titolare ha il diritto di richiedere le informazioni necessarie per l’identificazione del richiedente.

In termini generali l’esercizio dei diritti è gratuito, salvo il caso di richieste manifestamente infondate o eccessive, per cui il Titolare può riservarsi la facoltà di richiedere all’interessato un ragionevole contributo spese basato sui costi amministrativi da sostenere. 

9. Titolare, il Responsabile della protezione dei dati e categorie di Responsabili del trattamento

Il Titolare è la società Merbag S.p.A. - P.IVA.: 12839130155 – con sede in 20151 Milano (MI) alla Via Gottlieb Wilhelm Daimler n.1.

Il Responsabile della protezione dei dati potrà essere contattato attraverso l’indirizzo di posta elettronica sopra indicato: privacy@merbag.it nonché al numero 02.30258889.

L’elenco delle categorie dei Responsabili del trattamento è custodito presso la sede legale del Titolare.